sábado, 12 de noviembre de 2011

El sistema debe ser seguro en términos de usuarios, de integralidad de los datos y de acceso a la base de datos. Por ejemplo, debe permitir definir a qué módulos del sistema y a realizar qué clase de operaciones tienen derecho los distintos usuarios. Debe contener los procedimientos internos de control y auditoría del sistema. Este aspecto de la seguridad del sistema es clave, fundamentalmente porque hoy en día tales sistemas de información son procesados por un mayor número de usuarios desde terminales informáticas diferentes, y al mismo tiempo.


4.5. VENTAJAS Y LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RRHH


El uso adecuado de un sistema de tales características tiene como ventajas fundamentales:

a) una gestión integral del personal con el que cuenta la empresa, enfatizando en aspectos de eficacia, eficiencia y rentabilidad.

b) un mayor compromiso y motivación del personal en la medida en que sepa qué tan importante es su persona y su rol en el funcionamiento de la empresa.

c) una actualización permanente de todo lo relacionado con el manejo de los recursos humanos de la empresa, con respaldo informático y minimizando al máximo el material impreso.

Esta rica herramienta puede presentar limitaciones, y por tanto no alcanzar sus cometidos, si se cometen errores como los que mencionamos a continuación:

Ø  Escasa comunicación entre Recursos Humanos y Sistema de Información.
Ø  Metas y objetivos pocos claros.
Ø  Resolución de problemas equivocados.
Ø  Escaso involucramiento del usuario.
Ø  Falta de expertos en informática.
Ø  Expectativas poco realistas.
Ø  Falta de flexibilidad y adaptabilidad.

A modo de conclusión, corresponde precisar que el éxito en los sistemas de información de Recursos Humanos depende de la adecuada planificación del sistema, que requerirá una correcta comunicación entre usuarios y personal informático.



V. AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS

La Auditoria de recursos humanos puede definirse como “el análisis de las políticas y prácticas de personal de una empresa y la evaluación de su funcionamiento actual, seguida de sugerencias para mejorar”. El propósito principal de la auditoria de recursos humanos es mostrar cómo está funcionando el programa, localizando prácticas y condiciones que son perjudiciales para la empresa o que no están justificando su costo, o práctica y condiciones que deben incrementarse. La auditoria es un sistema de revisión y control para informar a la administración sobre la eficiencia y la eficacia del programa que se lleva a cabo.
Una auditoría de los recursos humanos evalúa las actividades de administración de personal en la organización con el objetivo de mejorarlas.
 La auditoría puede cubrir un departamento, una división o toda la corporación.
Para ser verdaderamente eficientes, las actividades de recursos humanos de la corporación deben considerar las necesidades y objetivos del personal, y al mismo tiempo tener en cuenta y mantenerse en consonancia con los objetivos corporativos

5. 1. CAMPO DE ACCION

Es determinar el lugar, donde se va a realizar la auditoria. Para ello se revisan los siguientes puntos:
Ø  Nombre del proyecto (proceso a evaluar).
Ø  Objetivo general.
Ø  Objetivos específicos.
Ø  Actividades a desarrollar.
Ø  Fecha de inicio.
Ø  Fecha de finalización.
Ø  Fecha de entrega del informe.
Ø  Auditor responsable.
Ø  Recursos a utilizar.


5.2. BENEFICIOS:

Los beneficios de la auditoria de recursos humanos son muchos como los siguientes:
·           Identifica las contribuciones del departamento de personal a la empresa.
·           Esclarece las funciones y responsabilidades del departamento de recursos humanos.
·           Identifica problemas de importancia crítica.
·           Alienta la uniformidad de políticas y prácticas.
·           Garantiza el cumplimiento de diversas disposiciones legales.

5.3. AMPLITUD Y PROFUNDIDAD DE LA AUDITORIA
La auditoria de recursos humanos puede abarcar una cobertura tan amplia como las mismas funciones de ARH y presenta una división semejante a las divisiones seccionales de los organismos de ARH.
Dale Yorde manifiesta que  las decisiones que se relacionan con la cobertura y profundidad de la auditoria es lo que va a orientar su procedimiento. El autor hace énfasis, dentro de su experiencia típicamente norteamericana, en que las auditorias por lo general empiezan por una evaluación de las relaciones empresariales que afectan la administración del potencial humano, incluyendo del personal de línea y de staff, las calificaciones de los miembros de staff de recursos humanos y la adecuación del apoyo financiero para varios programas. A partir de ahí, se aplica una variedad de patrones y medidas, cuya escala de profundidad depende del tipo de examen que vaya a efectuarse. Se examinan los registros e informes del personal. Se analiza, compara y prepara un informe de examen que incluye casi siempre recomendaciones para cambios y alteraciones.
  Por otro lado, la auditoria puede penetrar más profundamente, pues ella también puede evaluar programas, políticas, filosofías y teorías. Dependiendo de la política que exista en la organización, la auditoria de recursos humanos puede enfocarse hacia cualquiera o hacia todos los siguientes aspectos de productividad.
·         Resultados, que incluyen tanto las realizaciones como los problemas considerados efectos de la administración en curso.
·          Programas, que incluyen las prácticas y los procedimientos detallados que los conforman.
·          Políticas, tanto las explícitas y formalizadas como las implícitas.
·         Filosofía de la administración, sus prioridades de valores, metas y objetivos.
·         Teoría, relaciones supuestas y explicaciones plausibles que detallan y relacionan las filosofías, las políticas, las prácticas y los problemas continuos.

5.4. AUDITORÍA DE LA ESTRATEGIA CORPORATIVA

Los problemas no se confinan estrictamente al área del departamento de recursos  humanos sino que son amplios. Por eso, se evalúa:
El uso de los procedimientos de personal por parte de los gerentes y
el efecto que esas actividades tienen sobre el personal.
           Las estrategias corporativas y la forma en que se relacionan con la sociedad en general la cual en todos los casos las decisiones de la cúpula directamente afectan al departamento de personal.                                                 El trabajo del departamento de recursos humanos. Los integrantes del departamento de personal pueden familiarizarse a fondo con la estrategia corporativa a través de entrevistas y pláticas directas con dirigente, cumple con su trabajo y el grado de aceptación y adherencia del personal a las políticas de recursos humanos en relación con los planes estratégicos de la compañía

·        Pasos

El equipo de auditores debe tener en cuenta la totalidad de los aspectos de la administración de personal, y asegurarse de:
v Identificar quién es responsable de llevar a cabo cada actividad.
v Determinar los objetivos que persigue cada actividad.
v Revisar las políticas y procedimientos que se emplean para alcanzar esos objetivos.
v Desarrollar un plan de acción para corregir errores en los objetivos, políticas y procedimientos.
v Formular un seguimiento para el plan de acción.
  • Áreas que cubre la auditoría de la administración de recursos humanos
Ø  Sistema de información sobre la administración de personal
Ø  Planes de recursos humanos administración de la compensación (Planes de sustitución y reemplazo ,niveles de sueldos, salarios e incentivos)
Ø  Análisis de puestos (Descripciones y especificaciones de puestos)
Ø  Obtención y desarrollo del personal reclutamiento y selección (Fuentes externas de personal, procedimientos de selección, etc.)
Ø  Capacitación y orientación y desarrollo profesional (Tasa de efectividad en el aprendizaje, planes de promoción)
Ø  Control y evaluación de la organización (Técnicas de evaluación del desempeño ,entrevistas de evaluación)
Ø  Auditorías de personal (función del departamento de recursos humanos y evaluación de los gerentes de línea)

Es importante saber si los gerentes de línea están cumpliendo en forma adecuada tanto las políticas de la empresa o institución, como los lineamientos legales.


5.5. AUDITORÍA DEL NIVEL DE SATISFACCIÓN DE LOS EMPLEADOS
Ellos adquieren mayor respeto por las actividades de personal cuando el departamento de recursos humanos los consulta y toma en cuenta sus opiniones y sus comentarios y éstos se ponen en práctica.
Siempre que los gerentes y supervisores de línea perciban que el departamento de personal contribuye a que logren sus metas y objetivos departamentales, la reacción tenderá a ser positiva y constructiva.
Los departamentos de recursos humanos que alcanzan sus objetivos adecuadamente se preocupan tanto por el logro de las metas de la empresa como por el logro de los objetivos individuales de las personas que la integran ya que si las necesidades de los empleados se descuidan, el ausentismo, los conflictos y la tasa de rotación tienden a aumentar.

5.6. TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN PARA LA AUDITORÍA

a.     Enfoque estadístico: A partir de los registros existentes, el comité de auditoría genera estándares estadísticos contra los cuales se evalúan los programas y actividades.
b.     Enfoque retrospectivo de logros: Esta técnica permite determinar el grado de cumplimiento que se está obteniendo respecto a las leyes y a disposiciones internas.
c.     Enfoque por objetivos: El equipo de evaluación compara los resultados reales con los resultados a que aspiraba. Mediante esta técnica se detectan áreas en las que el desempeño puede ser insuficiente y se concentran en ellas los esfuerzos.

Instrumentos para investigaciones de cómo se desempeña la función de administración de los recursos humanos en una organización

Los instrumentos más utilizados son los siguientes:

  • Entrevistas: Las entrevistas directas con el personal a todo nivel son una poderosa herramienta para obtener información acerca de las actividades de recursos humanos y para identificar áreas que necesitan mejorar. Los comentarios del empleado se registran y después se analizan durante la auditoría de la función de recursos humanos para identificar las causas de la tasa de rotación, la baja moral y otros problemas.
  • Sondeos de opinión: Ofrecen respuestas más directas y honestas cuando contestan un cuestionario que cuando se entrevistan con un funcionario del departamento de personal. Sin embargo, debido a que las entrevistas son costosas en términos de tiempo y dinero, muchos departamentos de recursos humanos utilizan sondeos de opinión para obtener información.
  • Análisis históricos: Permite adquirir información esencial sobre la función de la administración de los recursos humanos de la empresa. (Auditorías de la seguridad física y aspectos de salud Auditoría de conflictos Auditorías de la compensación)
  • Información externa: Las comparaciones con otras organizaciones pueden proporcionar a los auditores una perspectiva adecuada que les permita emitir juicios certeros y tomar decisiones correctas. Las fuentes más confiables para obtener información especializada incluyen las organizaciones industriales y profesionales, las cámaras de comercio.
  • Investigación en el área de los recursos humanos: Comparan un grupo experimental con otro de control en condiciones realistas. Estos experimentos se llevan a cabo para obtener datos referentes a aspectos como el ausentismo, la tasa de rotación, el nivel de satisfacción con el empleo, la compensación, la segu­ridad y otros.
Sin embargo, muchos gerentes se muestran reacios a experimentar con sus trabajadores Además, los resultados de estos experimentos no son conclusivos. También podría existir una actitud de rechazo de quienes no resulten electos para participar en el experimento

5.7. EL INFORME DE AUDITORÍA
Es una descripción global de las actividades de recursos humanos en la empresa. Incluye tanto los juicios positivos por los aspectos que se han logrado bien como las recomendaciones para poner en práctica medidas correctivas en las áreas que lo requieren. Cuando un informe reconoce la existencia de aspectos tanto positivos como negativos, se considera más balanceado y logra mejor aceptación.
El informe que se entrega al gerente de recursos humanos suele contener toda la información que se proporcionó a los gerentes de línea, así como a los especialistas de recursos humanos. Además de estos aspectos, se proporciona retroalimentación al gerente sobre aspectos como:
·         Las actitudes de los gerentes de línea y del personal en general respecto al departamento y los servicios que presta.
·         Una verificación de los objetivos y planes del departamento, con recomen­daciones acerca de cómo alcanzarlos.
·         Recomendaciones específicas sobre los cambios necesarios y una escala de prioridades que ayude a la toma de decisiones.
Gracias a la información que el informe de la auditoría de los recursos huma­nos contiene:
1.    El gerente de personal puede adoptar una perspectiva global respec­to a la función que está desempeñando.
2.    Resolver los problemas generales, puede concentrarse en los que permitirán que su área efectúe una contribución definitivamente mejor a la corporación.
3.    El gerente de personal puede establecer un calendario de actividades, así como prioridades para el nuevo periodo de trabajo que será evaluado una vez más durante la próxi­ma auditoría de personal.

ESTRUCTURA DEL INFORME:
  1. Objetivos y alcance de la auditoria.
  2. Procedimientos de auditoria y aspectos metodológicos generales aplicados.
  3. Presentación de resultado.
  4. Resumen de las conclusiones.
  5. Informe del auditor.
  6. Recomendaciones del auditor.
  7. Anexo (soporte de los resultados aportados)


REQUISITOS DEL INFORME:
a.    Claridad: comprensible y de fácil lectura.
b.    Atractivo: presencia de tablas, gráficas, formato muy cuidado, entre otros.
c.    Riguroso: sin errores de calculo, centrado en hechos constatados mas que en opiniones.
d.    Relevancia: centrado en los aspectos importante, mas estratégicos.
e.    Constructivo: presenta recomendaciones y sugiere acciones de mejora.

PROPOSITO:
Aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y las circunstancias específicas del trabajo, a fin de reunir elementos de decisión óptimos.
Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de la auditoria convocara al grupo de auditor para efectuar una revisión de contenido; en caso de detectar algún aspecto susceptible de enriquecer o clarificar, realizara los ajustes necesario para depurarlo.
Cuando se cuente con el informe final, se procederá a su entrega y presentación a:
  • Titular de la organización
  • Órgano de gobierno
  • Niveles directivos
  • Mandos medios y nivel operativo
  • Grupo(s) de filiación, corporativo(s) o sectorial(es)
  • Dependencia globalizadora (en caso de instituciones publicas)
Atendiendo a las normas de funcionamiento, convenios de coordinación, convención sectorial, estrategia y relaciones con el entorno, el informe se puede hacer extensivo a las instituciones con las que interactúa la organización, con el objetivo de fortalecer o reconsiderar los criterios para el desarrollo del trabajo en conjunto.
La presentación del informe puede realizarse con el apoyo de equipos de cómputo, láminas o material audiovisual.


CONTENIDO:
  El resultado final debe contener los siguientes puntos, para lograr que sea precisa, técnica y concisa:
  • La indicación de aquellas fallas o los programas y procedimientos que se hayan encontrado, con la indicación de los daños que se estima ha causado o pudieron causar.
  • La adecuación o inadecuación de los programas, en relación con los objetivos y políticas señalados en materia de personal.
  • La recomendación de aquellos casos en los que convenga elevar, reducir, modificar, cambiar, o suprimir determinados objetivos y políticas, por considerarse inalcanzables, inadecuados, obsoletos, entre otros. Indicando la razón y demostraciones objetivas en que se funde lo anterior.
  • La información de que no pudo auditarse, y las razones que lo impidieron.
  Esto con el propósito que el informe sea lo mas viable posible y verdadero ya que es información muy y sobre todo útil para las empresas ya que de esto depende las mejoras que se implante.
  Es importante señalar que siempre se vallan a realizar las auditorias, las cuales realmente sean benéficas para las organizaciones, nunca deben de ser recibidas:
  • De manera sorpresiva: ya que esto da pie a fallas
  • Se debe de dar aviso: para que exista por lo menos un orden en los archivos
  • No contar con información obsoleta: ya que continuamente se tiene que estas haciendo revisión de lo que sirve y de los que es necesario conservar.
  • Tratar al auditor como nos gusta ser tratados: ver al auditor como persona la cual esta realizando un trabajo de gran beneficio tanto para la empresa como para los trabajadores de esta.
  • No dar información de más: es importante que solamente se hable de lo necesario.
  • Dar únicamente la información solicitada: esta relacionada con la anterior, ya que no se debe dar información que no se pida.
  • No ocultar problemas: decir siempre todo lo bueno que para en el área que se esta auditando esto con el fin de mejorar y que se puedan obtener mejores resultados.
  • Realizar de manera conjunta con el auditor un muestreo o chequeo evaluando cada área, además de verificar si las políticas están bien establecida
Una auditoria puede ser llevada a cabo en toda la organización, es decir en cada una de las áreas de esta, y por citar o mencionar algunas:
  • Objetivos y políticas: para saber si se están cumpliendo y si están bien definidos dentro de la empresa.
  • Funciones de los departamentos: para ver si existe jerarquía, una estructura organizacional.
  • Conocimiento de datos de los trabajadores: para conocer con mayor profundidad el récord de estos.
  • Conocer cual es el proceso de reclutamiento y selección: esto con el fin de conocer cual es la dinámica de las convocatorias para el reclutamiento si es el más adecuado y para ver si funciona de la mejor manera.
  • Revisar el proceso de capacitación y adiestramiento que se da a los empleados: esto con el fin de contar con una capacitación especializada para cada área y no con cursos que no sean útiles.



















CONCLUSIONES


  • El Desarrollo y Control de recursos humanos es  importante en toda organización o empresa, siendo el recurso humano parte importante para el funcionamiento y desarrollo de cualquier organización.

  • El entrenamiento es tan importante como la selección, ambas actividades se complementan entre sí, si no se realiza una, la otra no tendrá éxito, ya que al seleccionar un empleado debe de comprobarse que el individuo contratado tenga la suficiente inteligencia y aptitudes, así como la actitud adecuada para ejercer un cargo; la empresa una vez que contrata una persona tiene la obligación de entrenarlo en las destrezas y los conocimientos indispensables para que cumpla bien su trabajo.

  • Par convertir el entrenamiento en una actividad productiva, es necesario que la capacitación resulte de un proceso de investigación y detección de necesidades donde se utilizan métodos e instrumentos que le dan la validez a los datos que se están recolectando para determinar la necesidad de entrenamiento del trabajador.

  • El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

  • La aplicación de un control en las organizaciones busca atender dos finalidades principales: Corregir fallas o errores existentes: Y Prevenir nuevas fallas o errores de los procesos.


BIBLIOGRAFÍA

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GARCÍA DEL JUNCO, Julio
Administración y Dirección
2.001
España: McGraw - Hill Interamericana de España, S.A.
·         CHIAVENATTO, Adalberto
Administración: Proceso Administrativo
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Colombia: Makron Books Do Brasil Editora, LTDA.
·         IVANCEVICH, John M
LORENZI, Peter
SKINNER J., Steven
Gestión: Calidad y Competitividad
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España: McGraw - Hill Interamericana de España, S.A.
·         STONER, James A. F. Stoner;

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